Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales - RUAA — Versión 1.0 · Vigente desde 01 de Enero de 2026

1. Responsable del Tratamiento

La entidad responsable del tratamiento de datos personales recopilados a través del sistema RUAA (Registro Único de Agentes y Agrupaciones Artísticas) es la entidad administradora del Carnaval, con domicilio en la República de Colombia.

2. Datos Personales Recopilados

A través de este sistema se recopilan las siguientes categorías de datos:

• Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, nombre artístico, fotografía, fecha de nacimiento, nacionalidad.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, dirección de residencia.
• Datos sensibles: origen étnico, pertenencia a comunidades indígenas, condición de discapacidad, condición de víctima del conflicto armado, situación migratoria.
• Datos socioeconómicos: estrato, tipo de vivienda, ingresos, ocupación, composición del hogar, afiliación al sistema de salud.
• Datos de formación: historial educativo formal e informal, certificaciones, títulos.
• Datos culturales: trayectoria artística, participaciones en eventos, premios, perfil cultural, obras.
• Documentos de soporte: certificados, actas, RUT, portafolios y evidencias fotográficas.
• Datos técnicos: dirección IP, huella del navegador, fecha y hora de acceso.

3. Finalidad del Tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar el registro y la inscripción de agentes y agrupaciones artísticas en el sistema RUAA.
• Verificar la identidad de los participantes y validar la información suministrada.
• Administrar la participación en eventos culturales y del Carnaval.
• Generar estadísticas y reportes para la formulación de políticas culturales.
• Comunicar información relevante sobre convocatorias, eventos y trámites.
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.

4. Tratamiento de Datos Sensibles

De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, se informa que el sistema recopila datos sensibles (origen étnico, condición de discapacidad, condición de víctima). El tratamiento de estos datos requiere autorización expresa e informada del titular y se realiza exclusivamente para las finalidades descritas, con especial atención a la inclusión y el enfoque diferencial en la gestión cultural.

5. Base Legal

El tratamiento de datos personales se fundamenta en:

• Ley 1581 de 2012 - Régimen General de Protección de Datos Personales.
• Decreto 1377 de 2013 - Reglamentario parcial de la Ley 1581.
• Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio (Título 2, Capítulo 25 y 26).
• Consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular.

6. Derechos del Titular (Derechos ARCO)

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Acceso: conocer los datos personales que se encuentran almacenados.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación: solicitar la supresión de sus datos cuando considere que no están siendo tratados conforme a la ley.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos por motivos legítimos.
• Revocación: revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.

7. Transferencia y Transmisión de Datos

Los datos personales podrán ser compartidos con entidades gubernamentales competentes, organismos de control y entidades del sector cultural, únicamente cuando sea necesario para cumplir con las finalidades autorizadas o con obligaciones legales. No se realizarán transferencias internacionales de datos sin la debida autorización.

8. Medidas de Seguridad

El sistema RUAA implementa las siguientes medidas de protección:

• Cifrado de contraseñas y códigos de verificación (SHA-256).
• Control de acceso basado en autenticación por correo electrónico verificado.
• Registro de auditoría de accesos y modificaciones.
• Protección contra ataques automatizados (rate limiting, verificación humana).
• Sesiones seguras con expiración automática.
• Almacenamiento seguro de documentos y archivos.

9. Período de Conservación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. Una vez cumplidas las finalidades, los datos serán eliminados de forma segura.

10. Canal de Atención para Ejercer Derechos

Para ejercer sus derechos como titular de datos personales, puede comunicarse a través de:

• Correo electrónico: protecciondatos@ruaa.gov.co
• Dirección física: Oficina de atención al ciudadano de la entidad administradora.

Las solicitudes serán atendidas en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

11. Modificaciones a esta Política

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento. Los cambios serán comunicados a los titulares y requerirán nueva aceptación cuando impliquen modificaciones sustanciales al tratamiento de datos personales.